КНИЖНАЯ ПОЛКА: «Новые правила деловой переписки»

В издательстве «Альпина паблишер» вышла новая книга Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой — «Новые правила деловой переписки». В ней авторы подробно объясняют, как расположить собеседника к себе, избегать вымученных шаблонов в деловой переписке, каким образом составлять письма коллегам, руководителям, клиентам, подрядчикам, инвесторам, научным руководителям, чиновникам, спонсорам, рекламодателям, издателям и всем, с кем вас связывают общие вопросы.

Эта книга для всех, кто ведет дела: в офисе, на производстве, в институте и на госслужбе. Первые двадцать страниц Максим и Людмила рассказывают о главных ошибках в письмах. Потом начинается раздел «Матчасть», где авторы объясняют, почему людей раздражают многие фразы и что следует писать вместо них. В конце идет раздел «Практика», где Ильяхов и Сарычева подробно разбирают сложные ситуации в деловой переписке.

Мы хотим, чтобы после этой книги люди любили не столько ваши письма, сколько лично вас. Чтобы о вас говорили: «Как приятно с этим человеком работать!» Мы хотим, чтобы люди к вам тянулись, желали вам помогать, оказывать услуги и идти навстречу.

 

Как вызвать гнев получателя с первых же строк письма

 

Без темы

Письмо без темы невозможно найти даже через пару рабочих дней. В хорошем письме из темы понятно, о чем письмо, какое требуется действие и в какой срок. В теме нужны подробности, которые помогут принять решение – читать письмо сейчас или отложить на потом. Новый вопрос – новая тема.

Уважаемые коллеги!

Если эта фраза звучит как «Эй вы там, разбирайтесь», письмо получится неуважительным. Лучше обратиться адресно к каждому, каждого персонально попросить, каждому дать нужную информацию. Адресное обращение лучше коллективного.

Как твой отпуск? Как проходят выходные?

Но раздражает даже не то, что работой врываются в нерабочее время, а то, что это подается как само собой разумеющееся, без извинений.

У меня отличная новость!

Обычно этой фразой начинаются дурные новости, тупые задачи и работа на выходных. Если новость действительно дурная, лучше это произнести в самом начале письма, а не делать вид, что все хорошо. Видно же, что нет.

Я тут подумал… Надо бы сделать…

Читатель негодует, когда получает письмо с абстрактными рассуждениями. В хорошем письме будет четко сформулирована просьба и срок. Если нужны материалы – они будут приложены, а главное из них будет вынесено в текст письма.

Как у тебя со временем? Задача срочная!

Людей раздражает, когда вмешиваются в их личные дела: например, что они считают срочным, а что можно отодвинуть.

Ты ведь профессионал! Заранее спасибо!

Человек имеет право отказать, поэтому не стоит давить на него. Все манипуляции видны насквозь, и, если человек не послал нас, это еще не значит, что он ничего не заметил и счастлив. Скорее всего, теперь он плохо о нас думает.

Забыл приложить файл

Как потом адресату найти письмо с вложением? Лайфхак: если в документах есть ключевая информация – вынести ее в текст письма. Постараться сделать так, чтобы человеку было удобно ответить, не открывая вложения.

Ну что, как дела?

Никому не нравится, когда его пинают, даже если он сам виноват, что часто срывает сроки. Чтобы напомнить о себе, не вызывая гнев, можно предложить помощь: «Привет! Я помню, что срок только завтра, на всякий случай напоминаю. Чем помочь? Если хочешь, могу…» – и предложить какое-то конкретное действие.

С заботой о Вас и вашем бизнесе

Людей не то чтобы раздражают шаблонные фразы, но от них письмо не становится более заботливым. Чтобы расположить к себе читателя, лучше позаботиться о нем в письме – сделать так, чтобы ему было удобно ответить.

 

А еще…

 

Небрежность. Всех раздражает, когда письмо написано небрежно: без знаков препинания, с ошибками по невнимательности, без приветствия и подписи. Сразу ощущение, что человек писал в спешке. Он не думал о нашем удобстве.

Раздражает ведь не то, что он не владеет запятыми или не понимает, когда ставить заглавные буквы. Раздражает именно небрежность, то есть пренебрежение к читателю.

Словечки. В деловой переписке встречаются фразы, которые одним кажутся нормальными, а других раздражают: Доброго времени суток! Я вас услышал. Просьба принять к сведению. Успехов в делах! Плизики. Пасипки. Будьте добры! 

Представьте, что каждый̆ день читатели получают с десяток таких писем, щедро пересыпанных «коллегами», «примите к сведению» и «я вас услышал». Как они будут реагировать на эти слова в обычной̆ жизни?

Лучше избегать слов, на которые налипли такие ассоциации. Если мы знаем, что наших коллег колотит от обращения «коллеги», лучше не испытывать судьбу — даже если нам кажется, что слово совершенно нормальное.

Чтобы не нарваться на потенциально взрывоопасные словечки, мы советуем сохранять нейтральную тональность.

Еще больше полезных материалов по ссылке.
Главное фото: Анастасия Хомякова.

Остались
вопросы? Наши консультанты с удовольствием ответят на них!